Nowe rozporządzenia w zakresie medycyny pracy – elektroniczne orzeczenia lekarskie od 17 kwietnia

W ostatnim czasie Ministerstwo Zdrowia opublikowało dwa nowe rozporządzenia dotyczące obszaru medycyny pracy.  Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje, które są istotne z perspektywy każdego pracodawcy.

1. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. w sprawie badań lekarskich pracowników

Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw dnia 2 kwietnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 456).

Rozporządzenie przewiduje następujące zmiany:

• Elektroniczne orzeczenia lekarskie – będą one zapisywane w Systemie Informacji Medycznej i przekazywane do Internetowego Konta Pacjenta (IKP). Na życzenie osoby badanej możliwy będzie także wydruk papierowy.
• Przekazywanie orzeczeń pracodawcy – zarówno elektroniczne, jak i papierowe orzeczenia będą przekazywane pracodawcy, który kierował pracownika na badania, w sposób i terminie określonym w umowie z podmiotem Medycyny Pracy.
• Zalecenia indywidualne dla pracownika – jeśli lekarz uzna potrzebę działań prozdrowotnych, sporządzi osobne zalecenia (również w formie elektronicznej lub papierowej). Te zalecenia nie będą przekazywane pracodawcy, lecz tylko pracownikowi i będą dostępne w IKP.
• Zakres informacji w orzeczeniu – dokument kierowany do pracodawcy ma zawierać wyłącznie dane niezbędne dla bezpieczeństwa pracy, w tym ewentualne zalecenia dotyczące przeniesienia pracownika na inne stanowisko.
• Nowe wzory dokumentów – wprowadza się zaktualizowane wzory orzeczeń lekarskich oraz znosi obowiązek stosowania pieczęci.
• Okres przejściowy – przez 6 miesięcy po wejściu w życie rozporządzenia (tj. do dnia 17 października 2026 roku) możliwe będzie stosowanie dotychczasowych zasad i wzorów orzeczeń.  Jednocześnie, przez okres 3 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia (tj. do 17 lipca 2026 roku) zalecenia wydaje się wyłącznie w postaci papierowej.

2. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. w sprawie dokumentacji medycznej służby medycyny pracy

Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów, zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw dnia 3 kwietnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 459). Wprowadzone zmiany mają na celu przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej i dążenie do ucyfrowienia dokumentacji służby Medycyny Pracy.

Rozporządzenie wprowadza:

• Cyfrowe oznaczenia zamiast tradycyjnych pieczątek – zastąpienie tradycyjnych pieczątek i podpisów odpowiednimi oznaczeniami elektronicznymi, umożliwiającymi elektroniczny obieg orzeczeń.
• Zmiana w karcie badania profilaktycznego – zniesiono wymóg potwierdzenia, że badany rozumie treść pytań zadanych przez lekarza.
• Opcja zaleceń dotyczących wzroku – rozszerzono kartę badania o opcjonalną możliwość wydania zaleceń dotyczących potrzeby stosowania okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
• Zaktualizowane wzory dokumentów – zaktualizowano wzory karty badania profilaktycznego i rejestru wydanych orzeczeń.

Co to oznacza dla pracodawców?

Wdrożenie nowych przepisów wymaga podjęcia konkretnych działań organizacyjnych. Rekomendujemy odpowiednio wcześniejsze podjęcie działań, w szczególności: weryfikację obecnych umów z jednostkami medycyny pracy, ich ewentualne dostosowanie lub aneksowanie w zakresie sposobu przekazywania orzeczeń w formie elektronicznej, a także uzgodnienie kanałów komunikacji oraz integracji z systemami kadrowymi.

Zwracamy Państwa uwagę, że zapisy przywołanych rozporządzeń nie zmieniają wzoru skierowania na badania profilaktyczne Medycyny Pracy, co oznacza, że należy korzystać z dotychczas stosowanych formularzy skierowań.

Jak możemy pomóc?

Nasi specjaliści ds. kadr i płac wyjaśnią konsekwencje nowych przepisów dla Państwa organizacji z perspektywy prawa pracy i zarządzania kadrami. Odpowiedzą także na pytania i zapewnią wsparcie we wdrożeniu zmian.

W ramach dodatkowej usługi dla naszych klientów oferujemy możliwość pobierania orzeczeń lekarskich celem usprawnienie formalności oraz zapewnienie wygodniejszej obsługi.

Dodatkowo nasi eksperci z zakresu prawa pracy mogą:

• Przeanalizować obowiązujące umowy z podmiotami świadczącymi usługi medyczne z zakresu medycyny pracy i zidentyfikować obszary wymagające dostosowania.
• Pomóc opracować aneksy do umów lub nowe wzory dokumentów zgodne z aktualnymi wymogami.
• Przygotować rekomendacje dotyczące postępowania w okresie przejściowym oraz po pełnym wdrożeniu elektronicznego obiegu orzeczeń.

Jesteśmy do Państwa dyspozycji.